با سلام

    با عنايت به لزوم سرعت العمل در رسيدگي به درخواست هاي آموزشي دانشجويان در سامانه سجاد در دو سطح استاني و مركزي(كشوري)، لطفًا ترتيبي اتخاذ فرماييد تا كارشناسان محترم شاغل در آموزش دانشكده‌ها و دانشجويان گرامي در كليه مقاطع نسبت به اگاهي و انجام موارد زير اقدام مقتضي مبذول نمايند.

1. با توجه به طولاني بودن بررسي درخواست‌ها در كميسيون مركزي سازمان امور دانشجويان(حداقل 50 روز كاري)، ثبت و ارسال به موقع درخواست توسط دانشجو و ادارت آموزش بسيار حائز اهميت مي باشد. همچنين توصيه مي‌گردد در مورد اين دسته از پرونده‌ها دقت نظر بيشتري اعمال شود تا درخواست ها به دليل نقص مدارك توسط سازمان عودت داده نشود و موجبات نارضايتي دانشجويان فراهم نشود.
2. با توجه به اينكه عدم وجود مدارك و مستندات محكم و متقن جهت اثبات وجود شرايط خاص سبب بازگشت پرونده و اتلاف زمان خواهد شد، لذا از ثبت و ارسال درخواست هاي فاقد مستندات شرايط خاص جلوگيري به عمل آيد.
3. بعضا مشاهده مي‌شود موارد غيرمرتبطي توسط دانشجو در سامانه بارگذاري مي‌گردد كه اين امر توام با عدم توجه كارشناسان به مستندات بارگذاري شده توسط دانشجو، منجر به رفت و برگشت‌هاي مكرر پرونده بين دانشكده و كميسيون‌ها و سبب اتلاف زمان خواهد شد.
4. در صورت وجود نواقص در اطلاعات ثبت شده در فرم توسط دانشجو يا عدم بارگذاري مدارك لازم و مورد تائيد در گزينه‌هاي مربوطه، لازم است در همان بدو امر درخواست جهت رفع نقص به دانشجو عودت داده شود.
5. از عدم توجه و دقت نظر كافي به نكات و توضيحات درج شده در پرونده عودت داده شده دانشجويان توسط كارشناسان محترم سازمان، پرهيز شود(در بعضي از موارد درخواست دانشجو، مجددا بدون هيچ تغيير و اصلاحي براي سازمان برگشت داده مي شود).
6. پرهيز از ماندگاري طولاني مدت پرونده در سامانه در دانشگاه مبدا  و عدم بررسي و ارجاع به موقع و سريع پرونده به شوراي استاني كه باعث نارضايتي دانشجويان مي‌شود.
7. رعايت بازه زماني اعلام شده در زمينه ارسال پرونده به دبيرخانه شوراي استاني(صرفاً از ابتداي بهمن تا پايان ارديبهشت و از نيمه تير تا پايان آبان).
8. زمينه آشنايي كامل و جامع استادان، كارشناسان و دانشجويان با آيين‌نامه‌ها و قوانين آموزشي(به ويژه سقف سنوات مجاز، شرايط مشروطي، محدوديت‌هاي سازمان وظيفه عمومي و غيره)  و سامانه سجاد،  فراهم گردد.
9. ضمن ارسال جدول حدود اختيارات دبيرخانه شوراي استاني و كميسيون داخلي دانشگاه(پيوست)، دبيرخانه شوراي استاني آماده همكاري و كمك در موارد لازم مي‌باشد و كارشناس دبيرخانه (آقاي حميد رضا يگانه با شماره همراه 09153110895 و شماره مستقيم 0513880223) آماده پاسخ‌گويي به ابهامات كارشناسان خواهند بود.                    

​ابوذر غفاری

معاون فرهنگی، اجتماعی و دانشجویی و دبیر و سخنگوی شورای بررسی موارد خاص استانی